Personeelsdossiers digitaliseren?

Niet alleen archieven, ook dossiers met gevoelige informatie worden tegenwoordig steeds meer gedigitaliseerd. Dit heeft ook heel de nodige voordelen. Bij personeelsdossiers bijvoorbeeld. Deze mogen nooit of te nimmer ‘ergens rondslingeren’. Met digitale dossiers is dit nagenoeg onmogelijk zodat een correcte naleving van de AVG op die manier veel makkelijker is. Maar er zijn nog meer voordelen. Zo kunnen digitale dossiers bijvoorbeeld ook deel uitmaken van de HRM-software zodat alle gegevens veel beter en logischer kunnen worden gekoppeld. Maar ook voor organisaties waar het Nieuwe Werken van toepassing is, hebben digitale dossiers grote voordelen.

Het Nieuwe Werken

Ideaal, dat Nieuwe Werken. Organisaties kunnen besparen op de huisvesting, werkplekken, reiskosten en nog veel meer. Maar dan moeten de medewerkers wel altijd bij de benodigde gegevens kunnen komen. Als personeelsdossiers correct gedigitaliseerd zijn en goed beveiligd in de cloud zijn opgeslagen, kunnen de medewerkers die daar toegang toe moeten hebben deze altijd bereiken. Zo kunnen ze altijd onafhankelijk van de plaats en tijd hun werk doen terwijl ze alles wat ze nodig hebben via een goed beveiligde verbinding kunnen vinden. De tijd dat medewerkers continu met allerlei dossiers en andere papieren rond moeten slepen en ze ook kwijt konden raken is dankzij de digitalisering voorgoed voorbij.

Papieren dossiers scannen en digitaliseren

Volgens de wetgeving mogen werkgevers de ouderwetse papieren personeelsdossiers laten digitaliseren. Dit moet uiteraard wel heel zorgvuldig en discreet worden gedaan. Als personeelsdossiers op de juiste wijze zijn gedigitaliseerd en opgeslagen, kunnen de originele papieren dossiers worden vernietigd.

Veilige opslag

Niet iedere cloudopslag en dataverbinding zijn geschikt voor het opslaan en verwerken van gevoelige informatie. Dossiers die wij voor u digitaliseren worden uiteraard veilig opgeslagen in een speciaal beveiligde cloudopslag. De opgeslagen informatie wordt uitsluitend via een beveiligde verbinding aangeboden.

Tip: werk altijd via een veilige verbinding!

Als uw organisatie volgens het Nieuwe Werken werkt, moet u er zeker van zijn dat uw medewerkers uitsluitend gebruik maken van een veilige internetverbinding. U moet er immers alles aan doen om datalekken te voorkomen. Het mag dus niet zo zijn dat een medewerker ervoor kiest om op een populair terrasje te gaan werken en daar van de open wifiverbinding gebruik te maken. Bespreek deze aspecten goed met uw medewerkers, zorg dat deze ook altijd over die veilige verbinding kunnen beschikken en maak hier ook sluitende afspraken over.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

çankaya escort ankara escort