Eind januari, op de 28e, staan we bij 123archief altijd even extra stil bij onze privacy, en die van onze opdrachtgevers. Dan is het namelijk de Europese Dag van de Databescherming, ook wel Data Protection Day. Deze dag is al in 1981 in het leven geroepen door de Raad van Europa omdat toen ook het Dataprotectieverdrag voor ondertekening werd geopend.
Bescherming van alle gegevens
Privacy is altijd al belangrijk, maar in het huidige digitale tijdperk is de bescherming van data nog veel belangrijker geworden. Het gaat hierbij om meer dan alleen de bescherming van gevoelige data zoals persoons- en bedrijfsgegevens, informatieverwerking is namelijk steeds vaak de levensader van een bedrijf. Tegenwoordig is data zo belangrijk voor veel bedrijven, dat de bescherming hiervan tot de hoogste prioriteiten moet behoren. Maar ook bij bedrijven waar deze gegevens van een minder groot belang zijn, zou goed informatiebeheer volgens ons gewoon een essentieel van een verantwoorde bedrijfsvoering moeten zijn.
Goede bescherming van data is voor ons vanzelfsprekend
Als professionele organisatie vinden wij dat het vanzelfsprekend moet zijn dat de privacy altijd wordt gewaarborgd en dat alle informatie altijd goed beschermd moet worden. Daarom zijn wij, zeker als specialist op het gebied van de opslag en verwerking van documenten en andere gegevens, doorlopend bezig om te kijken hoe wij onze bedrijfsprocessen kunnen verbeteren. Alle gegevens, zowel die van onze klanten als die van onze eigen onderneming, moeten gegarandeerd veilig zijn. Wij vinden vanzelfsprekend dat wij aan alle voor ons bedrijf relevante wetgeving moeten voldoen en dat wij daarin ook een voortrekkersrol moeten nemen.
Europese regelgeving
Er zijn in Europa heel veel wetten op het gebied van de bescherming van data en andere gegevens ingesteld. Helaas duurt het wel even voordat al die wetten en regels daadwerkelijk worden ingevoerd. Gelukkig is afgelopen voorjaar wel een van de voornaamste wetten in werking getreden. Ineens had iedereen het over de AVG en GDPR. Deze wet heeft bij veel organisaties en consumenten gelukkig een “wake-up call” veroorzaakt. Helaas stonden veel organisaties opeens stil bij privacy en databescherming omdat het wettelijk verplicht was, niet omdat ze het vanzelfsprekend vonden dat gegevens en privacy altijd goed moeten worden beschermd.
Een datalek ligt altijd op de loer
Dat geldt ook voor de wetgeving op het gebied van datalekken. Ook hier zijn veel organisaties er niet goed van doordrongen dat zij sowieso alles in het werk moeten stellen om te voorkomen dat er een datalek kan ontstaan, ook als die wetgeving niet zou bestaan. Goede opslag van data gaat veel verder dan zorgen voor voldoende opslagcapaciteit. De algemene tendens om het in de cloud op te slaan wil niet lang niet zeggen dat het daar ook helemaal veilig is opgeslagen. Echt gevoelige data kun je misschien juist wel beter zo ver mogelijk van internet weg houden. Zonder dataverbinding is de kans op een lek immers veel kleiner. Opslag van data moet altijd met beleid gebeuren. Daarnaast staan veel bedrijven niet stil bij de enorme hoeveelheid gegevensdragers waar hun medewerkers over beschikken en die zich vaak buiten het bedrijfspand bevinden. Laptops, tablets, smartphones, geheugenkaarten, losse harddisks, USB-sticks, back-up schijven, iedere gegevensdrager is een potentieel datalek. Bovendien zijn veel van die apparaten ook nog eens verbonden met de servers van de organisatie. Het gebruik van deze apparaten dient daarom met de grootste zorgvuldigheid gebeuren.
Liggen uw gegevens op het strand, of in de kluis?
Weet u waar uw accountmanagers hun smartphone laten als zij een dagje met hun gezin naar het strand zijn? Ligt die smartphone, mét onbeperkte toegang tot uw CRM-systeem, dan veilig op het werk? Of ligt hij soms in die gekleurde strandtas onder de parasol op het strand? Als u uw gegevensdragers door 123archief laat bewaren, dan worden uw gegevens in ieder geval in een goed beveiligd en degelijk afgesloten pand bewaard en heeft alleen geautoriseerd personeel toegang tot uw gegevens. Dan kunt u zelf ook met een veilig gevoel op vakantie.